1.1 De verwerking van uw persoonsgegevens

Het begrip ‘persoonsgegevens’ betreft kort gezegd alle informatie die direct of indirect
herleidbaar is naar een persoon. Dat kan een naam, een adres, of een telefoonnummer
zijn. Maar ook bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid (zoals in uw medisch dossier) of
gedrag zijn persoonsgegevens.

Om taken goed uit te kunnen voeren verwerkt het huis van tante Jans de volgende
gegevens:

2.1 Algemene persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

2.2 Bijzondere persoonsgegevens:

De AVG stelt aanvullende vereisten aan het verwerken van zogenaamde ‘bijzondere
persoonsgegevens’. Dit zijn persoonsgegevens over iemands ras of etnische afkomst,
politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen en iemands
vakbondslidmaatschap, als ook genetische gegevens, biometrische gegevens,
gezondheidsgegevens en gegevens over iemands seksuele gedrag of geaardheid.
Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als daarvoor een wettelijke
uitzondering bestaat. Binnen het huis van tante Jans worden deze daarom alleen
geregistreerd als dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening. Het huis van tante Jans
werkt met een elektronisch cliëntendossier (ECD) voor de zorgmedewerkers en
cliënten/bewoners/naasten. Hierin wordt beschreven welke
zorg/behandeling/ondersteuning is afgesproken. Voor bewoners die onder behandeling
van de behandeldienst van het huis van tante Jans vallen wordt ook een digitaal medisch
dossier bijgehouden. Dit dossier kan onder andere een of meerdere diagnoses, uw
medicatie en laboratorium uitslagen bevatten. Voor unieke identificatie gebruikt het huis
van tante Jans uw BSN-nummer vanwege een verplichting naar zorgverzekeraars, dit om
fraude te voorkomen. Het huis van tante Jans houdt zich daarbij aan de Wet gebruik
Burgerservicenummer in de zorg. Daarom leggen we ook de gegevens van uw
identiteitsbewijs vast. Voor bijvoorbeeld beeldmateriaal zoals foto’s waar u op afgebeeld
staat die wij graag willen gebruiken voor publicatie, vragen wij u toestemming door middel
van een toestemmingsformulier.

3.1 Het huis van tante Jans verwerkt uw persoonsgegevens voor haar verwerkingsdoelen
Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen indien en voor zover dat noodzakelijk is voor
onze (gerechtvaardigde) doeleinden. In dat kader verwerken wij uw persoonsgegevens
voor de volgende doeleinden:

• Registratie voor zorg en diensten bij het huis van tante Jans en vervolgens het
  aanbieden van die zorg.
• Identificatiegegevens ten behoeve van unieke herkenning
• Gegevens van de door u opgegeven contactpersonen om onze zorg en
  dienstverlening daarmee af te stemmen/communiceren.
• Het bijhouden van een medisch dossier.
• Het bijhouden van medicatiegegevens ten behoeve van juiste en veilige
  medicatieverstrekking.
• Het elektronisch delen van medische gegevens met de juiste betrokkenen.
• Het bevorderen van de veiligheid via cameratoezicht op locatie of sensoren in uw
  woonruimte.
• Het onderhouden van contact met u als u heeft aangegeven dat te willen.
• Het (laten) uitvoeren van interne en externe controles op onze diensten door
  financiers en/of accountants bijvoorbeeld.
• Het beantwoorden of afhandelen van uw vragen of klachten via email, per post of
  telefonisch. Het huis van tante Jans gebruikt indien nodig Zivver om uw gegevens
  veilig te mailen.
• Het beheren van onze financiële administratie, om te voldoen aan financiële en
  wettelijke verplichtingen.
• Het kunnen voldoen aan uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
• Het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening.

3.2 Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor zover daarvoor een wettelijke
grondslag bestaat.
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend indien en voor zover daarvoor een
verwerkingsgrondslag in de zin van de AVG van toepassing is (en, waar nodig, voor zover
een uitzondering op het verwerkingsverbod voor bijzondere persoonsgegevens van
toepassing is). Wij omschrijven hierna de toepasselijke verwerkingsgrondslagen. Daarbij
geven wij aan voor welke van de (hiervoor genummerde) doelen de
verwerkingsgrondslagen gelden. Voor de verwerkingen ten behoeve van sommige van
deze doelen gelden meerdere verwerkingsgrondslagen.

3.3 Toestemming
Een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens vindt plaats op basis van uw
toestemming. Als u toestemming hebt verleend kunt u deze altijd weer intrekken. Dat
heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens
in de periode dat uw toestemming verleend was en u deze nog niet had ingetrokken.

3.4 Uitvoering overeenkomst
Een deel van de persoonsgegevensverwerkingen vindt plaats omdat dit noodzakelijk is
voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek
voorafgaand aan de sluiting van zo’n overeenkomst maatregelen te nemen.

3.5 Gerechtvaardigd belang
Een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens vindt plaats op grond van onze
gerechtvaardigde belangen daarbij. Deze belangen zijn gelegen in het verbeteren van de
kwaliteit van zorg. Bij vragen over de afwegingen die aan het voorgaande ten grondslag
liggen, kun je contact met ons opnemen.

3.6 Wettelijke verplichting
Ten slotte vindt een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens plaats omdat dit
noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

3.7 Bent u verplicht uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken?
U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om uw persoonsgegevens aan ons te
verstrekken. Wel is de verstrekking van een deel uw persoonsgegevens een noodzakelijke
voorwaarde om als cliënt bij ons in zorg te komen, om u passende zorg te kunnen bieden,
conform onze verwerkingsdoeleinden. Verstrekt u die persoonsgegevens niet, dan kunnen
wij u de nodige zorg niet op verantwoorde wijze bieden.

3.8 Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wanneer u in zorg komt bij het huis van tante Jans sluiten wij met u een zorg- en
dienstverleningsovereenkomst af.
Wij delen uw persoonsgegevens met derde partijen indien dat noodzakelijk is voor
voornoemde doeleinden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan partijen die onze
geautomatiseerde dataopslag verzorgen (‘hosting’), administratiepartijen en
softwareleveranciers ten behoeve van het functioneel beheer en support bij het oplossen
en herstellen van issues in de software.

• Leveranciers van het elektronisch client zorgdossier
• Indien van toepassing het medisch elektronisch cliënt dossier
• Leveranciers van medicatietoedieningssystemen
• Leveranciers met betrekking tot zorgtechnologie
• Leveranciers van planningssystemen

4.1 We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is
Het huis van tante Jans verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is
voor het behalen van de eerder omschreven verwerkingsdoeleinden. Waar wettelijke
bewaartermijnen van toepassing zijn, verwerken wij uw persoonsgegevens conform deze
wettelijke bewaartermijnen. Persoonsgegevens die in het kader van onze fiscale
bewaarplichten worden verwerkt, verwerken wij tot 7 jaar nadat deze persoonsgegevens
hun actualiteitswaarde hebben verloren (dat wil zeggen, vanaf het moment dat deze niet
langer actueel zijn). Uw medische dossier wordt vanwege verplichtingen uit de Wet
geneeskundige behandelingsovereenkomst (ook wel ‘WGBO’) 20 jaar bewaard, gerekend
vanaf de datum van de laatste wijziging. Of zoveel langer als nodig is voor goede
hulpverlening.

4.2 U heeft verschillende rechten ten aanzien van de verwerking van uw
persoonsgegevens.
Als uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt, heeft u op grond van de AVG
verschillende rechten. Deze omschrijven wij hierna.
Recht op inzage, correctie en gegevensverwijdering
U heeft het recht om van ons te vernemen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om
deze persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking daarvan in te zien,
voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten (zoals privacy rechten) en vrijheden van
anderen.
Daarnaast heeft u het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, maar wel
door ons verwerkt worden, door ons te laten corrigeren. Ook heeft u onder
omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
Dit is het geval:

• de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij
  worden verwerkt;
• wanneer de persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming, u
  die toestemming intrekt en er geen andere verwerkingsgrondslag van toepassing is
• wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er
  geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
• wanneer de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting van de
  betreffende verwerkingsverantwoordelijke verwijderd moeten worden
• wanneer de persoonsgegevens zijn verzameld in het kader van het aanbod van
  zogenaamde ‘diensten van de informatiemaatschappij’ aan kinderen die jonger zijn
  dan 16 jaar.

• U heeft recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten
  zetten’. Dit kan in de volgende gevallen:
• U heeft de juistheid van uw persoonsgegevens betwist. De beperking geldt dan
  voor een periode die het voor ons mogelijk maakt om de juistheid van de
  persoonsgegevens te controleren;
• De verwerking van uw persoonsgegevens is niet rechtmatig en u heeft zich verzet
  tegen het wissen van de persoonsgegevens. In plaats daarvan heeft u verzocht om
  beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens;
• Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoelen,
  maar u heeft deze persoonsgegevens zelf nodig voor de instelling, uitoefening of
  onderbouwing van een rechtsvordering;
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en bent
  in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden bij
  de verwerking zwaarder wegen dan die van u.

5.1 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens, ook wel het recht op dataportabiliteit
genoemd, is een nieuw recht dat is ingevoerd door de Europese Privacyverordening (EU-
Privacyverordening) in 2018. Dit recht stelt de betrokkene in staat om zijn
persoonsgegevens die hij aan een verwerkingsverantwoordelijke heeft verstrekt, in een
gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heeft de
betrokkene het recht om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke
over te dragen, zonder dat de verwerkingsverantwoordelijke aan wie de gegevens waren
verstrekt, te worden gehinderd door de verwerking via geautomatiseerde procedés. Dit
recht geldt niet voor de verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van
algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag
dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend.

5.2 Recht van bezwaar
U kunt onder omstandigheden bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw
persoonsgegevens. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij er sprake is van dwingende
gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u een verzoek doet beoordelen we allereerst of we uw verzoek in behandeling kunnen
nemen. We kunnen besluiten uw verzoek niet in behandeling te nemen als we uw identiteit
niet kunnen vaststellen. Dit om te voorkomen dat we per ongeluk aan derden uw
persoonsgegevens zouden overhandigen of delen. Daarom kunnen we u vragen, wanneer
u een verzoek doet, zich te legitimeren.

6.1 Bij het huis van tante Jans zijn we beschermd tegen cyberrisk.
Doelstelling en risicobereidheid
Het huis van tante Jans verwerkt persoonsgegevens van haar bewoners, contactpersonen,
medewerkers en anderen. Hierbij gaat het niet alleen om ‘gewone’ persoonsgegevens zoals naam
en adres, maar ook om gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens. Het huis van tante Jans
heeft maatregelen getroffen om deze gegevens te beschermen tegen onbedoeld gebruik,
wijziging of verlies.

Ondanks de getroffen maatregelen kan het voorkomen dat persoonsgegevens onbedoeld voor
derden beschikbaar komen, worden gewijzigd of gewist. Dat wordt een datalek genoemd.
Wanneer een datalek wordt ontdekt, dan meldt de medewerker dit zo snel mogelijk aan de
directie.

Na ontvangst beoordeelt de directie de melding. Wanneer het daadwerkelijk om een datalek gaat
wordt de Raad van Bestuur geïnformeerd. Afhankelijk van de ernst van de situatie wordt
onderzoek ingesteld naar de oorzaak en worden maatregelen getroffen om de gevolgen van het
datalek zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur meldt het datalek binnen 72 uur na het
ontdekken ervan bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek
een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.

Wanneer sprake is dat het datalek een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van
betrokkenen, dan worden de betrokkenen zo snel mogelijk over het datalek geïnformeerd en de
gevolgen die het voor hen heeft. Ook worden zij geïnformeerd over wat zij kunnen doen om de
gevolgen zoveel mogelijk te beperken en met wie zij contact op kunnen nemen wanneer zij vragen
hebben over het datalek.

Het datalek wordt vastgelegd in het register van datalekken met als doel de datalekken te
evalueren en verbeteringen door te voeren in de beveiligingsmaatregelen.

• Algemene gegevens
• Naam, adres en woonplaats;
• Telefoonnummer
• Man/vrouw
• Geboortedatum
• Gegevens uit voorafgaande ziekte- en voorgeschiedenis
• Gegevens over actuele hulpbehoeften
• Gegevens van belang voor de uitvoering en kwaliteit van de hulpverlening
• Verzekeringsgegevens

Het huis van tante Jans bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk
voorgeschreven is. Die bewaartermijn komt vaak uit de wet, maar als ze niet door de wet worden
voorgeschreven, dan moet het huis van tante Jans duidelijk aangeven hoelang de gegevens
bewaard worden en waarom voor die termijn is gekozen.

7.1 Welke gegevens worden er opgeslagen van de medewerker?

• Sollicitatiebrief en CV
•  Verklaring omtrent gedrag
• Arbeidsovereenkomst
• Kopie identiteitsbewijs
• Kopie diploma’s
• Kopie loonbelastingformulier
• Bankrekeningnummer
• Contactgegevens in geval van nood
• Verslagen functioneringsgesprekken
• Ziekmeldingen

Het huis van tante Jans bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk
is voor het doeleinde van de verwerking. Echter in die gevallen waarin op grond van wet- en
regelgeving vereist is dat persoonsgegevens langer bewaard dienen te worden, zal het huis van
tante Jans deze gegevens gedurende die termijn bewaren. De bewaartermijn voor de
onderstaande gegevens is als volgt:

• Contactgegevens van bewoners, vertegenwoordigers en andere contactpersonen bewaren we tot maximaal één jaar na einde zorgverlening/vertegenwoordiging.
• Medische gegevens van bewoners bewaren we gedurende twintig jaar na einde zorgverlening
• Financiële gegevens m.b.t. declaraties van zorg bewaren we gedurende zeven jaar na einde zorgverlening.
• Contactgegevens van sollicitanten (CV en motivatiebrief) en het besluit na sollicitatie (afwijzing of aanname) bewaren we maximaal één jaar na de sollicitatie.

De klacht en de contactgegevens van de indiener van een klacht bewaren we gedurende twee jaar
na het afhandelen van de klacht.

8.1 Geheimhoudingsplicht
De documenten bij het huis van tante Jans zijn beperkt in te zien door medewerkers. Medewerkers
kunnen alleen voor hen relevante informatie inzien door te werken met verschillende autorisaties.
Tevens is er in de arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsplicht opgenomen in het kader van
algemene- en persoonsgegevens.

8.2 Vragen:
Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met deze privacyverklaring of
onze verwerkingen van uw persoonsgegevens, kunt u daarover altijd contact met ons
opnemen.

Het kan gebeuren dat u een klacht hebt in verband met onze verwerkingen van uw
persoonsgegevens.
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/behandeling-van-klachten-door-de-ap